RGPD

Déclaration de protection à l’égard des données personnelles des élèves et des parents ou responsables légaux

Cette information s’adresse aux parents ou responsables légaux des enfants mineurs mais également aux élèves majeurs et à leurs parents, dans la mesure où malgré la majorité de l’enfant, l’école continue, sauf décision contraire de l’élève, de considérer les parents comme des interlocuteurs essentiels à la scolarité de leur enfant.

Dénomination et siège social du PO :

ESAB – Maison des Phénix
Place Maurice Sébastien, 8
7940 Brugelette

Responsable du traitement des données (DPM) :
Madame Cécile Debacker
c.debacker@maisondesphenix.be

Représentants du Pouvoir Organisateur :
Monsieur Thalyton De Paiva
t.depaiva@maisondesphenix.be

Délégué à la protection des données (DPO) :
Monsieur Jérôme Vanden Eynde
dpo@felsi.eu

Pourquoi une déclaration de protection de la vie privée ?

Afin de pouvoir remplir nos missions d’enseignement, l’inscription d’un élève dans notre établissement nous amène à traiter une série de données que vous nous aurez fournies ou qui nous seront communiquées dans le cadre du cursus scolaire. L’intégration de nouvelles technologies dans ce cursus éducatif (interface virtuelle entre parents et professeurs, e-learning, etc.) engendre également une multiplication des opérations de traitement de nouvelles données pour de nouvelles finalités et impliquent souvent de nouveaux acteurs.

Cette déclaration de respect de la vie privée décrit la manière dont nous gérons les données personnelles que nous collectons via divers moyens tels que par exemple, à partir de formulaires papier, formulaires en ligne, d’appels téléphoniques, courriels et autres communications avec vous.

Que signifie « traitement des données personnelles » ?

Une donnée à caractère personnel est toute information permettant directement ou indirectement d’identifier une personne telle qu’un nom, un numéro d’identification, des données de localisation, un identifiant en ligne, ou via plusieurs éléments spécifiques propres à l’identité physique, physiologique, génétique, psychique, économique, culturelle ou sociale.

Le traitement de données se définit comme toute opération ou tout ensemble d’opérations effectuées ou non à l’aide de procédés automatisés telles que la collecte, l’enregistrement,
la conservation, l’adaptation ou la modification, la consultation, l’utilisation, la communication par transmission, la diffusion, effacement …

Qui traite vos données ?

Les données personnelles ne sont accessibles et traitées que par les membres du personnel de notre établissement. Ils sont sensibilisés à la confidentialité de ces données, à une utilisation légitime et précise, ainsi qu’à la sécurité de ces données. Seuls les services administratifs de la Maison des Phénix sont autorisés à collecter des données personnelles au nom de l’établissement scolaire. Vous retrouverez sur chaque document les références légales énoncées ci-avant ainsi que le gestionnaire des données collectées.

Engagement de l’établissement

La protection de votre vie privée et de celle de votre enfant est, pour nous, d’une importance capitale.

Nous traitons vos données en conformité avec toutes les lois applicables concernant la protection des données et de la vie privée, en ce compris le « RGPD » – Règlement Général sur la Protection des Données (EU) 2016/679.

En inscrivant votre enfant dans notre établissement ou en vous y inscrivant comme élève majeur, en accédant et en utilisant le site web ou la plateforme de l’école, en s’enregistrant à un évènement scolaire, ou en fournissant d’une quelconque autre manière vos données, vous reconnaissez et acceptez les termes de la présente déclaration de respect de la vie privée, ainsi que les traitements et les transferts de données personnelles conformément à cette déclaration de respect de la vie privée. Le traitement sera licite, loyal et légitime. Nous vous expliquons ci-dessous comment nous collectons, utilisons et conservons vos données et quels sont vos droits.

Les données personnelles que nous collectons

Les données sont collectées pour des finalités déterminées et légitimes. De manière générale, nous utilisons ces données :

• soit sur base de votre consentement
• soit parce que cela est nécessaire à l’exécution de la mission d’enseignement et du contrat de confiance passé entre notre établissement scolaire, les parents, l’élève, en vue de la scolarité/formation de ce dernier
• soit en vertu d’une obligation légale
• soit parce que le traitement est nécessaire à la sauvegarde des intérêts vitaux de la personne concernée ou d’une autre personne physique
• soit parce que le traitement est nécessaire à l’exécution d’une mission d’intérêt public ou relevant de l’exercice de l’autorité publique dont est investi le responsable du traitement.

Les Données Personnelles collectées à votre sujet, au sujet de votre enfant ou à propos de l’élève majeur peuvent inclure :

• identification générale et informations de contact
• coordonnées des parents et de l’élève : noms, adresse postale, email et téléphone, genre, état matrimonial des parents, date et lieu de naissance de l’élève, parcours éducationnel et formation de l’élève, professions des parents, composition et situation de famille, dossiers scolaires, photos. Le droit à l’image fait l’objet d’un consentement de votre part ; il est sollicité au moment de votre inscription dans notre établissement
• numéros d’identification émis par les autorités gouvernementales
• numéro de passeport ou de carte d’identité, registre national, …
• information financières
• numéro de compte bancaire et autre information financière (attestation CPAS, bourse d’étude, etc.)
• informations nous permettant d’exercer nos missions d’enseignement ou liées à notre projet pédagogique ou d’établissement
• données transmises dans le cadre de l’organisation d’activités scolaires de manière générale, de voyages extérieurs, d’activités culturelles ou sportives dans le cadre des cours ou toute autre participation ou intérêt dans une organisation scolaire ; assurance(s) que vous auriez souscrites, souscription aux services offerts par l’école
• informations médicales pouvant avoir une incidence sur la scolarité de l’élève lui-même ou sur l’organisation de l’établissement scolaire
• protocole relatif aux besoins spécifiques de l’élève, mesures médicales d’urgence en cas de pathologie chronique, protocole relatif aux aménagements raisonnables, données de santé de base, etc. Au moment de l’inscription de votre enfant dans notre établissement, ces données sont récoltées à l’aide d’une fiche de santé. Votre consentement est au même moment sollicité pour la récolte et le traitement de ces données.

Il est essentiel que ces données soient maintenues à jour. Pour ce faire, vous vous engagez à nous communiquer toute modification utile dans les meilleurs délais selon les procédures décrites dans ce document.

Finalités que nous poursuivons

Les finalités peuvent être classifiées en deux catégories :

GESTION ADMINISTRATIVE : en vertu des dispositions légales, nous devons dans le cadre du subventionnement de notre établissement mais également dans le cadre du financement de la Communauté française, communiquer certaines données personnelles de nos élèves et de leurs parents à la Fédération Wallonie-Bruxelles. Ce transfert se fait à l’aide d’une interface informatique sécurisée. Nous devons également transférer à la FWB certaines données dans le cadre du contrôle de l’obligation scolaire.

GESTION PÉDAGOGIQUE ET MISSIONS DE L’ENSEIGNEMENT : la gestion de la scolarité de votre enfant nous amène à devoir gérer en interne des informations scolaires et personnelles, voire à communiquer certaines des données personnelles à des tiers et par exemple les communiquer à d’autres écoles en cas de changement d’établissement.

Dans ce même souci, les coordonnées de votre enfant et les vôtres seront transmises au centre PMS et au centre PSE (“centre de santé”) avec qui nous sommes conventionnés. Vos coordonnées seront également transmises à l’Association de parents. Nous utiliserons ainsi vos données pour vous contacter en lien avec la scolarité de votre enfant et pour traiter avec vous les différents aspects de la vie scolaire de votre enfant (courrier, facture, assurances, etc. )

Le transfert de données à des tiers se fait à des fins non commerciales est strictement limité au bon suivi de la scolarité de votre enfant (exemples : location de livres, utilisation de la plateforme web de l’école, lieu de stages, excursions, etc.)

Nous conservons en outre les données de votre enfant au terme de sa scolarité dans le cadre d’une éventuelle association des anciens élèves.

La fiche d’inscription des élèves ne contient que des informations de base utiles au suivi de votre enfant. Elles seront conservées et traitées en toute confidentialité.

Base légale de traitement des données personnelles

L’intérêt légitime poursuivi par notre établissement est bien entendu sa mission d’enseignement.

La collecte de la majorité des données est nécessaire pour des raisons légales ou contractuelles. Pour toute donnée non liée à une obligation légale ou contractuelle, vous avez le droit de retirer votre consentement à tout moment (sans que cela ne compromette la licéité du traitement fondée sur le consentement effectué avant ce retrait).

Si nous étions amenés à traiter les données personnelles pour d’autres finalités que celles établies dans le présent article, nous vous donnerons des informations sur cette nouvelle finalité ainsi que sur ce nouveau traitement.

Quels sont vos droits ?

Vous disposez de droits par rapport aux données que nous avons récoltées à votre sujet et au sujet de votre enfant. Il s’agit des droits suivants, et ce dans les limites mentionnées dans la réglementation et en fonction des finalités justifiant le traitement :

• Droit d’information
• Droit d’accès aux données
• Droit de rectification des données
• Droit à la suppression des données
• Droit à la restriction des données
• Droit à la portabilité des données
• Droit d’opposition à un traitement de données et ce en motivant spécifiquement votre demande, tenant compte que le responsable de traitement peut démontrer qu’il existe des motifs légitimes et impérieux qui justifient le traitement contesté et ce bien évidemment en conformité avec le RGPD
• Nous conservons en outre les données de votre enfant au terme de sa scolarité dans le cadre d’une éventuelle association des anciens élèves.
• La fiche d’inscription des élèves ne contient que des informations de base utiles au suivi de votre enfant.

Pour exercer ces droits, il vous suffit d’adresser un courriel ou un courrier dans lequel vous mentionnez précisément l’objet de votre demande. Cette demande sera signée, datée et accompagnée d’une copie recto/verso de votre carte d’identité.

• Par email : envoyez un message à c.debacker@maisondesphenix.be
• Par courrier postal : Maison des Phénix – Place Maurice Sébastien, 8 – 7940 Brugelette

Il ne sera pas donné suite aux demandes incomplètes.

Combien de temps conservons-nous vos données ?

Les données personnelles que vous nous avez confiées sont conservées aussi longtemps que votre enfant est scolarisé dans notre établissement scolaire. Les données relatives à la scolarité de votre enfant sont conservées dans notre établissement conformément aux dispositions légales, et au plus durant 30 ans.

Sécurité

Notre établissement scolaire prendra les mesures techniques, physiques, légales et organisationnelles appropriées qui sont en conformité avec les lois en matière de vie privée et de protection des données applicables. Si vous avez des raisons de croire que votre interaction avec nous n’est plus sûre (par exemple, si vous avez l’impression que la sécurité des données personnelles que vous pourriez avoir avec nous pourrait avoir été compromise), vous êtes priés de nous en avertir immédiatement.

Lorsque notre établissement fournit des données personnelles à un partenaire, le fournisseur de services sera sélectionné attentivement et devra utiliser les mesures appropriées pour garantir la confidentialité et la sécurité des données personnelles. Modifications apportées à ces règles Nous revoyons ces règles régulièrement et nous nous réservons le droit d’y apporter des modifications à tout moment pour prendre en compte des changements dans nos activités et exigences légales.